מצבי פעולה

ייעוץ ארגוני למצבים בהם העסק נמצא בכל זמן נתון.

הכי קל הכי פשוט.
אני פורס בפניך את השיטה הטובה בעולם לניהול מצבים בעסקים.

כל מצב בעסק נמצא באיזה שהוא פעולה – למשל עסק חדש שרק נפתח הוא במצב של "אי קיום" לא הרבה יודעים עליו – וכדי לצאת המצב הזה הוא חייב לבצע מספר פעולות אחת מהם היא לספר שהוא קיים למי שצריך לדעת כגון:

משפחה חברים ומכרים.
אנשי מקצוע ( רואה חשבון, עו"ד, ספקים ועוד..)
קהל היעד – לקוחות.
עובדים.

הרשימה משתנה בהתאם לעסק.

בעסק יש לנו 12 מצבי פעולה, הפעילים ביותר הם:
עוצמה.
החלפת עוצמה.
שפע.
נורמלי.
חירום.
סכנה.
אי-קיום.

מצבי פעולה אלו קיימים בכל מצב שאותו ניתן למדוד כלומר גם הסתכלות כללית על העסק או גם במחלקה מסוימת.

בכל מצב פעולה יש מספר הוראות שיש למלא אשר אוטומטית מובילות אותנו למצב הפעולה הגבוה הבא.
אי מילוי ההוראות יוריד אותנו למטה עד לאי קיום.

לכן עלינו לזהות במדויק באיזה מצב פעולה אנחנו ולפעול לפיו.

מצב פעולה 1 "אי קיום"

יישום מצב הפעולה "אי קיום" יתבצע בתנאים הבאים:
עסק חדש או תפקיד חדש בעסק.

לעיתים אדם פותח עסק והוא נמצא בהתלהבות (משחק חדש!!) ואינו עושה את הפעולה הנכונה שהיא אי קיום ובמקומה מיישם מצב פעולה של עוצמה למשל , הוא ימצא את עצמו במהרה תקוע באי קיום עד כדי סגירת העסק.
בדומה לכך אדם חדש שרק התמנה לתפקיד נמצא באשליה כי הוא ה-מנהל השיווק והוא מתחיל את תפקידו במצב פעולה "עוצמה" מתחיל להכניס סדרים ושינויים חדשים לעסק, מהר מאוד הוא ימצא את עצמו בצרות ואולי גם בבית…

ירידה חדה במדדים.

כל פעילות בעסק שנרצה לשפר אותה – נצטרך במידה נכונה ומדויקת למדוד אותה.
וכאשר תהייה לנו ירידה חדה במספרים נדע כי אנחנו שוב במצב פעולה של "אי קיום".

נוסחת "אי-קיום": לטבח.

מצא קו תקשורת – אני צריך לחפש את אותם אנשים איתם אני צריך להיות בקשר כגון וספקי מזון, עובדי המטבח, מנהל המשמרת , מלצרים איש האחזקה, עובד הניקיון וכו… כלומר כל מי שאני ארצה לקבל או לתת לו תקשורת.
הפוך את עצמך לידוע – פרסם את עצמך "שלום שמי חיים כהן ואני הטבח החדש…."
גלה מה נדרש או רצוי.- גלה ובדוק מה נדרש מתפקידך : איזה סוג של אוכל?מתי? חריף או לא? אילו כמויות? מאוד יכול להיות אם הטבח היה עושה סקר אצל הלקוחות היה מגלה כי רצוי מנות גדולות יותר או מתובלות יותר – דבר אשר היה משפיע ישירות על רמת שביעות הרצון של הלקוחות מהמסעדה.
עשה,ייצר ו/או הצג את זה. just do it

"אדם חדש שהתמנה לתפקיד חושב לעיתים קרובות שמוטב שהוא יהפוך את עצמו לידוע ע"י כך שהוא ישנה את הכול בעוד שהוא (א}לא מספיק מוכר כדי לעשות זאת, ו-(ב) אין לו עדיין מושג מה נדרש או רצוי. ולכן הוא עושה שמות.
לעיתים הוא משער שהוא יודע מה נדרש או רצוי,כשזה רק רעיון מקובע אצלו ורק הרעיון שלו וזה בכלל לא נכון ולכן הוא נכשל בעבודתו."


מצב פעולה 2 "סכנה"

כאשר פעילות יצאה ממצב "אי-קיום" יש ליישם מצב פעולה "סכנה"
או כאשר
1 "מצב פעולה חרום נמשך זמן רב מידי"
2. "סטטיסטיקה שוקעת למטה בתלילות רבה."
3."מנהל בכיר מוצא את עצמו פתאום חופש את הכובע של רואה הפעילות משום שהפעילות הצרות"

נוסחת סכנה:
1. "עקוף (התעלם מהזוטר או מהזוטרים שבדרך כלל אחראים לפעילות וטפל בה באופן אישי)"
עקוף הרגלים ושגרות – ראה מה הכניס אותך למצב הזה כנראה מה שעשיתי עד כה לא היה בסדר ולכן עקוף אותו.
2. "טפל בסיטואציה ובכל סכנה שבה"

"הטל מצב פעולה של"סכנה" על האזור שבו נדרש טיפול".
"הטל מצב פעולה "סכנה" על האדם…. (למתקדמים)"
ארגן מחדש את הפעילות כדי שהסיטואציה לא תחזור.
המלץ על כל מדיניות תקיפה שמעתה ואילך תאתר ו/או תמנע את הישנותו של המצב.

כטבח אתה רואה כי עובדי המטבח ואתה עומדים על ריצפת מטבח רטובה ומלוכלכת המסכנת את העובדים ואת איכות האוכל וכי אתה רואה כי המנקה אינו עושה את עבודתו.
כמנהל הבכיר אתה 1. עוקף את המנקה 2. מנקה את המים מהרצפה 3. מטיל מצב סכנה על האזור במטבח 4. מטיל מצב סכנה אישית על המנקה {למתקדמים} 5. מורה על שיטה חדשה של שטיפת ירקות שלא תגרום למים להתיז לרצפה (או הפרשת קפואים על המדפים ) או לשיפור דרכי ניקוז מהירים יותר , רצפה המחוספסת במטבח או שטיחי גומי .6. נסח מדיניות תקיפה שמעתה ואילך תאתר ו/או תמנע מצב דומה של רצפה רטובה ע"י ניקוי יומי של פתחי הניקוז המים.

 


מצב פעולה 3 "חירום"

"זוהי עובדה אמפירית (שהובחנה והוכחה באמצעות התבוננות מוכח, עבר בדיקה מעשית, מבוסס על תצפיות, אינו תיאורטי )ששום דבר אינו נשאר לנצח בדיוק כי שהיה.דברים גדלים או שהם פוחתים, הם אינם יכולים לשמר את אותו האיזון או את אותה היציבות לפיכך דברים מתרחבים או שהם מתכווצים. הם אינם נשארים ברמה קבועה בעולם זה. יתרה מזאת כאשר דבר-מה מבקש להישאר קבוע ובלתי משתנה, הוא מתכווץ"

מיישמים את מצב פעולה ’חירום’ כאשר:
רואים שהסטט' של העסק או המחלקה נוטים כלפי מטה.
הסטט' של העסק אינן משתנות.

נוסחת מצב 'חירום' היא:

1.קדם! הבא דברים לידיעת הרבים , פרסם את עצמך, הראה את מוצריך.
2. שנה את בסיס הפעולה . בסיס הפעולה הזה הביא אותך למצב הזה מוטב שתעשה משהו כדי לשנות אותו.
3. חסוך.- מנע בזבוז.
4.לאחר מכן התכונן לספק.
5. תקשיח משמעת – חלק ממצב הפעולה של חירום כולל את השורה הקטנה הזו של " עליך להקשיח את המשמעת" .

אשר מיישמים את מצב פעולה חירום עפ"י הנוסחה ואין התקדמות – השלב הבא שעליך לבדוק היא האתיקה .


מצב פעולה 4 'נורמאלי'

רוצה לשמור על משהו באופן סטטי- אתה צריך לדאוג לשיפור תמידי וקל
רוצה להתקדם יותר מהר – אתה צריך לצאת ממצב פעולה נורמאלי ולעשות מספר פעולות.

"ובכן, כדי למנוע התדרדרות אתה חייב לקבל עלייה. אותה עלייה אינה חייבת להיות מרהיבה, חייבת להיות שם עלייה קלה.

הנוסחה של פעילות נורמלית :

"אתה שומר על העלייה הקלה בכך שאינך משנה דבר."
"לדאוג כי האתיקה מתונה, ולא מבצעים פעולות פראיות באופן מיוחד."
"כאשר הסטט' משתפרת , עבור עליה בקפדנות וגלה מה שיפר אותה, ולאחר מכן עשה זאת מבלי להזניח את מה שעשית קודם".- פעולה מוצלחת לא משנים.
בכל פעם שסטט' נעשית גרועה במקצת, גלה במהירות מדוע ותקן זאת.


מצב פעולה 5 שפע

אשר מתקבל על הגרף קו שעולה בתלילות – זהו שפע.

שפע הוא מצב הפעולה הרגיש ביותר. אם תכנה אותו בשם הלא נכון או תיישם את הנוסחה שלא כהלכה- הוא יוכל להרוג אותך! עד כמה שזה נשמע מוזר, הוא מצב הפעולה המסוכן מכולם.

חסוך. שים כסף בצד וכן דאג לא לקנות שום דבר בעל התחייבות לטווח ואורך נקוט יד חזקה לכל אלה שינסו לשכנע אותך בוא נקנה… יש לנו הרבה כסף עכשיו!!
שלם כל חוב. חפש כל חוב הכי קטן שיש לך ושלם אותו מיד!
השקע את היתר אמצעי שירות לטובת הלקוחות, דבר אשר יתרום לשירות הלקוחות.
גלה מה גרם למצב הפעולה של 'שפע' וחזק אותו.


מצב פעולה 6 'עוצמה'

"זוהי סטט' שעלתה בתלילות אל תחום גבוה, חדש לגמרי, ושמרה על אותו תחום,וכעת, באותו תחום חדש היא מצויה במגמה 'נורמלית' ".

החוק הראשון – אל תתנתק שמור על האנשים והקשרים שלך.
הדבר הראשון הוא להכין רישום של כל הקווים של התפקיד.וזוהי הדרך היחידה שבה תוכל אי פעם להתנתק.ולכן, במצב פעולה של 'עוצמה' , הדבר הראשון הוא לכתוב את תפקידך כולו. כך תאפשר לאדם שבא אחריך לקבל על עצמו את המצב של 'שינוי עוצמה'
אם אינך כותב את תפקידך כולו, אתה עומד להיתקע עד אחרית הימים עם חלק מאותו תפקיד, וכשנה מאוחר יותר מישהו עדיין יבוא אליך ושאול אותך בקשר לאותו תפקיד שמילאת.

האחריות היא שתכתוב זאת ותעביר זאת לידיו של האדם העומד לטפל בו.
עשה כל שתוכל כדי שניתן יהיה למלא את התפקיד.
שלח בונוס ליועץ העסקי שלך שנתן לך את הייעוץ ארגוני הזה 🙂 .
*המאמר מבוסס על החומרים של L.R.H

השארת תגובה