מנהל יקר,
זהו מאמר עבורך על מוקשים בדרך לגיוס נכון. המלצות של עשה ואל תעשה בגיוס… איך להימנע מגיוס כושל.
המטרה של מאמר זה הוא לסלק מהגיוס את גורם ה-"מזל" ולאפשר לך המנהל לקחת אחריות על הגיוס ולעזור למנוע מצבים שיובילו לגיוס כושל.
המצבים הראשונים שמובילים לגיוס כושל הוא חוסר הכנה נכון ומספק לפני הגיוס. זה נראה ברור מאיליו ומיותר אבל הניסיון מוכיח שכשבודקים גיוס לא מוצלח הוא בהחלט נוגע לנקודות האלה והיה ניתן למנוע את הכישלון.
אלה הן הטעויות שנעשות בטרם גיוס:

  1. החלטה על הגיוס ללא למידה מוקדמת של תרשים הזרימה של העסק. בעסקים קטנים רבים לא קיים לוח ארגון שמסדיר את הפונקציות השונות שהעסק משתמש בהן ומחלק את התפקידים ישירות תחת המנכל (באופן כזה שהמנכל באמת יכול לנהל ולא להיות עובד מהשורה). כאשר אין לוח כזה, הגיוס נעשה לפי הערכה והרבה פעמים נוצר עסק שבנוי משלל עובדים זוטרים ומנכל אחד עמוס מאוד.

יש לערוך תרשים של כל הפונקציות של העסק ולאייש את התפקידים בעסק מלמעלה למטה. תפקידים בכירים קודם. באופן זה אין חורים סמויים בניהול העסק ונוצרת חלוקת אחריות רחבה שמביאה לשיתוף פעולה ודחיפה כצוות לעבר השגשוג של העסק ומורידה מאוד מהעומס של המנהל.

  1. הגדרת התפקיד רק לפי שם וסדרת פעולות. רוב הגדרות מתחילים ב… אני צריך מזכירה או איש מכירות, זה שם תפקיד. ייעוץ ארגוני ותאור התפקיד כולל סדרת פעולות כמו מענה טלפוני, מכירות ללקוחות קיימים. אלו פעולות. אבל אתה כמנהל בסופו של דבר מחפש שהתפקיד יביא תוצאות מסוימות ולכן הגדרת התפקיד צריכה להתחיל בתוצאות הרצויות שאתה מצפה מהעובד להביא ומשם ניתן לגזור אילו פעולות עליו לעשות. כשאתה מוציא משרה חדשה לאיוש רשום רשימה של בעיות ואתגרים התפקיד הזה יצטרך לפתור. איזה תוצאות הוא צריך להביא בסוף היום כך שאתה לא תצטרך לטפל בזה. ואז סדרה של פעולות שאתה צופה שהוא יצטרך לעשות.
    דוגמא לתוצאות:

    1. פניות של שירות לקוחות מטופלות כהלכה כך שהלקוח קיבל תשובה מדויקת שסוגרת את השאלה שלו.
    2. הגדלת מאגר הלקוחות החדשים.
    3. עמידה ביעדי מכירה של X.

זה משמש לא רק לשלב הגיוס אלא גם לשלב שבו העובד יכנס לתפקיד וידע שאלו התוצאות שהוא צריך להביא, ואם השוק משתנה הוא יצטרך למצוא פתרונות כדי להביא את התוצאות ולא להיצמד לפעולות בלבד… ולא יוכל להגיד לך שזה לא התפקיד שלו. [כמו אנשי מכירות שמסרבים לעשות טלמרקטינג מידי פעם כשנדרש כי הם רק אנשי מכירות לשטח וזה מה שהוגדר להם בחוזה.]

  1. לגייס מישהו שכבר עשה בדיוק את התפקיד הזה בדיוק אצל מתחרה. קל להכניס אותו לעניינים, אבל יש כאן שני מוקשים – המועמד בא לעשות תפקיד דומה לקודמו. אז המוקש הראשון הוא שהוא יחפש לפחות שיפור תנאים משמעותי בהצעת השכר שלו. המוקש השני יהיה קושי בשימור העובד לטווח ארוך (מחרתיים יכולה להיות לו הצעה יקרה יותר אצל חברה מתחרה) וכמובן איך לגרום לו להמשיך להפיק את המקסימום. חפש מישהו שיש לו מוכנות ויכולת להיכנס לתפקיד ותמצא שיש לך עובד זול יותר ושנשמר לטווח ארוך יותר.
  2. לא להגדיר בדיוק איזה תכונות רכות קריטיות להצלחת התפקיד. רוב הפעמים ההגדרה היא כללית מידי וכוללת רק את נתוני ההכשרה הדרושים כמו תואר ראשון בכלכלה. לדוגמא בגביה אנחנו מחפשים מישהו ענייני, שיכול להתקשר בלי חשש ולדרוש שוב ושוב בנעימות ובתקיפות את העמידה בתנאי התשלום. אם לא הגדרת, לא בטוח שתזכור לבדוק בראיון. אם הגדרת יהיה קל לבצע חיפוש, לא ליפול לפיתויים של קורות חיים מרשימים ולא רלוונטיים, יהיה קל לבצע ראיון מדויק ולחפש בו הוכחות ליכולת של האדם מהעבר, שיחזו הצלחה בתפקיד הנוכחי ולבדוק יכולות אלה גם מול ממליצים.
  3. לא לתכנן את תוכנית הבונוסים של התפקיד מראש כתלות בתוצאות שיביא. [אלא רק לפי ותק…]. כדאי לשקול לפי מה תבחן את התקדמותו מראש כך שתוכל להבטיח עליה בשכר בעתיד או אפילו עדיף, בונוסים לפי יעדים. ולכתוב תוכנית שכר לתפקיד. באופן הזה תמנע מעצמך את השיחות הלא נעימות של ציפיות להעלאת שכר בזמנים הכי לא מתאימים. תוכנית בונוסים יוצרת תיאום ציפיות וזה הכרחי ליצירת אוירה של עשייה ופחות מתחים.
  4. לא להכין מראש קלסר עם הגדרת תפקיד ברורה עם מירב הנתונים להצלחה בתפקיד. אם עשית את התפקיד בעצמך יש לך פעולות מוצלחות בטיפול במצבים. סדר עדיפויות שנראה לך טריוויאלי. הם לא. כתוב אותן. כתוב גם כל נתון אחר שיעזור לו להיכנס לעניינים כמו עם מי מדברים ואיפה מוצאים את מספרי הטלפון של הספקים במהירות וללא צורך לשאול. לא יאומן כמה זמן זה חוסך וגם כמה קל יותר להכניס את העובד לעניינים.
  5. לא לפנות זמן לחפיפה עם העובד החדש ופשוט לזרוק אותו למים בתקווה שישחה. יש כאלה שיצליחו לשחות אבל הרבה פעמים לא…ויראה כאילו העובד לא טוב ועושה טעויות. אם אין לו את מי לשאול ואיפה לחפש את החוקים של העסק שלך, צפה בעיות…

אלה בגדול הבעיות הראשוניות שיכולות להביא לכישלון בגיוס, עוד בטרם בדקת קובץ קורות חיים אחד …
מקווה שהטיפים האלה יעזרו לך לצאת לדרך לגיוס הבא…
בהצלחה,

שרית בר מנכ"ל EffectiveHR 
sarit@beeffective.co.il 054-2463111

לכל שאלה בנושא ייעוץ ארגוני ניתן ליצור קשר במייל eyal@home2bis.com

תודה לשרית
אייל שבתאי
מנכ"ל בית לעסקים

(*) הפניה היא לגברים נשים כאחד. הפניה בזכר מטעמי נוחות בלבד…
© כל הזכויות שמורות 2013, Effective

השארת תגובה